A Dokumentumok minden Google Fiók részét képezik. Akkor is, ha gmailos e-mail cím, akkor is, ha saját domaines szolgáltatás, akkor is, ha más e-mail címmel nyitottál fiókot. A különbség annyi, hogy ha más szolgáltatójú e-mail címed van nem minden részét tudod kihasználni a Google Dokumentumok szolgáltatásnak.
A Google Dokumentumokon belül 1GB tárhelyed van ingyenesen. A tárterület bővíthető díjfizetés ellenében.
Ezen a tárhelyen nemcsak a Google Dokumentumok szolgáltatással létrehozott dokumentumok, hanem más fájlok is tárolhatók, de csak a Google Dokumentumok formátumú fájlok szerkeszthetők.
Mielőtt hozzákezdenél bármilyen dokumentum elkészítéséhez, lépj be a dokumentumokhoz. Indításkor a Dokumentumok angol nyelven jelenik meg. Első feladatod, hogy az általad kívánt nyelvet beállítsad.
Érdemes tudni, hogy az egyes dokumentumokat meg lehet osztani együtt dolgozó csapaton belül, olyannyira, hogy közös szerkesztésre is van mód.
A beállításokat a Settings linknél végezheted el. Ha nagyon nem értesz angolul, a legegyszerűbb, ha a Language felirat mellé a Magyar nyelvet választod, a Time zone mellett megkeresed Budapestet, majd minden mást a Save gomb megnyomása után teszel. A mentés után már magyar nyelvű a program.
A dokumentumok tárolása
Ezt a kérdést azért rögtön az elején szeretem tisztázni, mert sokkal egyszerűbb, ha előre eldöntöd mit, hogyan szeretnél rendszerezni, mint a későbbiekben rendet rakni.A dokumentumok csoportosítására eredetileg is léteznek mappa jellegű csoportosítási lehetőségek, így jól rendszerezhetők már az alapfelállásban is:
- Összes elem
- Saját tulajdonom
- Általam megnyitott elemek
- Velem megosztott
- Csillagozott
- Rejtett
- Kuka
Ezen túl további válogatásra is van mód:
- Elemek típus szerint: Itt dokumentum típus szerint rendezheted a dokumentumokat.
- További keresések:
- Mappán kívüli elemek
- Megosztva a következőkkel
- Mentett keresések
- Új mentett keresés létrehozása.
Ezek mellett ugyanúgy létrehozhatók Saját mappák és almappák, mint a számítógépeden. Ezekben tudod rendszerezni dokumentumaidat. Érdemes például külön kezelni a személyes dokumentumokat és a nyilvánosakat.
Létezik egy külön mappacsoport is, a: Velem megosztott mappák. Ezen belül azokat a mappákat – és a bennük lévő dokumentumokat találod – amiket eredetileg nem te hoztál létre, de tulajdonosuk feljogosított a bennük lévő tartalmak kezelésére.
Az egyes dokumentumok törlés esetén a Kuka mappába kerülnek. Onnan visszaállíthatók, vagy végleg törölhetők. Törléskor a megosztott dokumentum mindenkinél kukába tehető egyidejűleg.
Hogyan lesznek a dokumentumok?
Az itt létrehozható dokumentumok:
- Dokumentum
- Prezentáció
- Táblázat
- Űrlap
- Rajz
A Google Dokumentumok segítségével e-mail mellékletben kapott dokumentumok megtekintésére, azok mentésére is van lehetőséged. Ha az így elmentett dokumentumokat mappába teheted, mint levélmelléklet, de akár küldő szerinti almappákba is. Így elkerülheted a felesleges ismétlődést.
A harmadik lehetőség, mikor a számítógépedről töltesz fel fájlokat.
A feltöltés gomb megnyomása után érdemes átgondolni, hová szeretnéd a kiválasztott fájlokat feltölteni. A mappa azonnal megadható.
Választható lehetőségek még:
- Dokumentumok, prezentációk és táblázatok konvertálása a Google Dokumentumok megfelelő formátumába. A program MS Office és OpenOffice.org formátumokat kezel.
- Szöveg konvertálása .pdf, vagy képfájlokból Google Dokumentumokbeli dokumentumokká.
A konvertált fájlok szerkeszthetővé válnak. A .pdf fájlokból csak a szövegtartalom kerül át, a képekről csak a felismerhető szöveg.
Fontos: A fájlok feltöltésével elfogadod, hogy a Google Dokumentumok Általános Szerződési Feltételei és adatvédelmi irányelvei rád nézve kötelezők. Ne tölts fel, vagy ossz meg olyan tartalmakat, amelyek szerzői jogot sértenek, illetve amelynek feltöltéséhez vagy megosztásához nincs törvényi jogosultságod.
Már a feltöltés előtt eldöntheted, a feltöltött fájlok nyilvánossági szintjét.
Megosztási beállítások
Lehet, hogy jelenleg még egyetlen dokumentumod sincs, de jó előre tudnod, mi a jelentősége a megosztottságnak:
- Egy dokumentum alapértelmezésben privát, azaz csak te férhetsz hozzá. Te magad olvashatod, szerkesztheted, elküldheted e-mail mellékletként, vagy beágyazva a levélbe.
- A link birtokában bárki esetében bárki megtekintheti, aki a linket megkapja.
- Ha például egy dokumentumot egy weboldalba szeretnél beilleszteni, a mindenki megtekintheti az egész világon megosztást kell alkalmazni, különben a látogatók nem tekinthetik meg.
Az egyes dokumentumokhoz külön is kijelölhetsz személyeket, akik megtekinthetik, vagy szerkeszthetik a dokumentumot. Ők azok az együttműködők és olvasók, akiknek e-mailt küldethetsz a Google Dokumentumokkal, ha egy fontos tartalom megváltozott. (Ez lehet akár a céged árlistája is, amit a törzsvevőknek, vagy viszonteladóknak kiküldesz azonnal.)
Bizalmas dokumentumaidat gondosan elkülönítve, privát módon tárold, gondold meg, egyáltalán melyiket, miért akarod az Internetre feltölteni. Amit nem küldesz közülük sehová, azokat ne is töltsd fel.
Fájlok továbbítása, közzététele:
Bármely Google Dokumentumod beilleszthető weboldalba. (Ezeket ne téveszd össze a feltöltött, de nem konvertált fájlokkal! Azokra ez a lehetőség nem vonatkozik.)
A Google Dokumentumok (kivéve az űrlap) küldhetők e-mail mellékleteként, típustól függő MS, vagy OOo formátumban, vagy pdf-be konvertálva (csak így, de formátumválasztás nélkül lehet az eredeti formátumban feltöltött dokumentumokat továbbküldeni).
Véget vethetsz a levelekben küldözgetett .doc, .pdf, .pps fájlokkal generált felesleges adatforgalomnak:
Ha fájt kapsz, azt mentsd el a dokumentumaid közé. Ettől kezdve ugyanúgy fog viselkedni, mint a Google Dokumentumok, vagy más feltöltött fájlok.
Megosztási beállításként a ?Link birtokában bárki megtekintheti a dokumentumot? módot válaszd. Ettől kezdve elég ha csak a dokumentum linkjét küldöd tovább.
A szöveges dokumentum és az űrlap beilleszthető e-mailbe. A kitöltött űrlap végén megnyomott küldés gomb hatására az adatok azonnal megjelennek a háttér adatbázisban.
Mire használhatók a dokumentumok?
Bár a köztudatban az van: egy átlagember nem ír semmilyen dokumentumot, a cégeknél meg van arra ember, a valóság mást mutat.
Az átlagemberek rengeteg dokumentumot írnak, másolgatnak, küldenek mindenfelé. A vállalkozások jó részénél a vezető (vállalkozó) saját maga írja a dokumentumokat.
Ezekben az esetekben a legkényelmesebb megoldás, ha a dokumentumok mindig, mindenhol kéznél vannak.
Fontos, hogy a fiókoknál beállítható https (nem lehallgatható, biztonságos adatforgalom) kódolást beállítsd! A különösen bizalmas dokumentumokat a gépeden tárold.
A nyilvános dokumentumok legismertebb, egyben leghasznosabb eleme az árlista, mely így egyetlen szerkesztés után egyidejűleg küldhető, nyomtatható, megjelentethető a weboldalon anélkül, hogy ehhez bármilyen külső segítséget igénybe kéne venni.
A Google Dokumentumok off-line verziója tökéletesen alkalmas arra, hogy kiváltsa az irodai programcsomagot. Ingyenes, jogtiszta programként használható bárki számára.
A Google Dokumentumokban létrehozható prezentációk esemény mellékleteként is csatolhatók, így a meghívott vendégek számára ingyenes webkonferencia tartható segítségükkel.
Az egyes dokumentumokat egyidejűleg többen is szerkeszthetik, a szerkesztés során on-line konzultációs lehetőség is biztosított, így jelentősen egyszerűsödik a munka, nem áll fenn az eltérő tartalmú dokumentumok lehetősége.
Az egyes dokumentumok szerkesztési módjai, lehetőségei a következő fejezetekben.
Kapeller Anikó – NessieGraf
Alapos, érthetően felépített tanácsadás – köszönet érte!